Teletrabajo para PYMES
¿Realmente estamos optimizando nuestras tareas en el teletrabajo?
Las empresas grandes usualmente tienen preparados sus sistemas para teletrabajo, con seguridad y software que permite realizar sus operaciones de una manera funcional; no perfecta; pero con continuidad.
La empresa mediana y pequeña, no tiene estas opciones puestas en marcha, no por que no existan, sino por que no conocen la existencia de las herramientas ni la forma de implementar dichas herramientas.
Si existen herramientas de bajo costo o incluso gratuitas para poder realizar nuestras operaciones remotamente, todo depende de la cantidad de usuarios a conectarse a nuestros servicios; que en realidad necesitas compartir; que tipo de reuniones son necesarias, etc.
Voy a ir nombrando algunas de las que se pueden usar.
1 Herramientas
1.1 Reuniones
Empecemos por las reuniones; siempre queremos reunirnos y juntar a nuestro personal para poder tocar algún tema; aquí ZOOM (www.zoom.com) es la aplicación más usada, por la cantidad de personas a poder unirse en su opción gratuita (hasta 100) y límite de reunión de 40 minutos.
Existen muchas otras como google meet, Microsoft teams, citrix webex, etc.
1.2 Ofimática
Ofimática, todos nuestro usuarios utilizan algún tipo de ofimática, dígase Microsoft Office en su versión 365, Google Docs, incluso LibreOffice. La herramienta de ofimática que utilicemos será completamente a gusto del usuario, siempre y cuando nuestros archivos si vayan a un sitio en la nube que nos permita compartirlos de manera rápida y sin mucho esfuerzo, es aquí donde dependemos si de una herramienta para nuestros archivos en nube.
1.3 Compartir Archivos
Compartir Archivos por correo electrónico es muy poco eficiente, además de llenar las bandejas de todos los interesados y los que no, es difícil mantener un control de cambios. Es por eso que tener nuestros archivos compartidos en algún lugar en la nube nos permite ser más eficaces e incluso más ordenados. Entre las aplicaciones más usadas para mantener nuestros archivos en a nube o compartirlos se encuentra Dropbox (www.dropbox.com) que nos da 2 GB en su versión gratuita; por obvios motivos Google Docs (parte de g-suite) por aproximadamente 6 dólares al mes nos permite tener tanto la ofimática (aplicaciones web)
así como 30 GB en la nube y el mismo Microsoft Office que en su versión personal nos da no solo la ofimática en aplicaciones en el equipo final, sino 1 TB de OneDrive.
Cabe recalcar que si ciertamente el hecho de tener nuestros archivos en nube nos permite poder cambiar de equipo con gran facilidad, recomiendo siempre leer las “letras pequeñas” dado que si por algún motivo hay pérdida de datos en los servidores de dichas compañías, la compañía no se hace responsable; por lo que siempre es recomendable tener un buen sistema de Respaldo.
Para archivos muy grandes Wetransfer (www.wetransfer.com ) es una muy buena opción.
1.4 Administración de Tareas
Dentro de los proyectos, para la administración de Tareas de tu personal, tenemos diferentes opciones, si ya están pagando por MS Office, puede utilizar Microsoft Teams; si no lo tienes, Trello también es una muy buena opción (www.trello.com); en su versión gratuita funciona bastante bien para empresas unipersonales o pequeñas.
1.5 Hojas de Tiempo
Hay buenas opciones para hojas de tiempo, como beebole (www.beebole.com) que en su versión unipersonal es gratuita, o si tienen algún servidor Linux que puedan meterle mano, Achievo (https://github.com/atkphpframework/achievo) es una herramienta algo antigua, pero que funciona muy bien para administrar nuestras hojas de tiempo y de nuestro personal, por proyecto, por cliente o como lo queramos administrar.
1.6 VPN (Red Privada Virtual)
Muchas empresas utilizan software cliente/servidor, es decir que tienen programas que corren en un servidor en su empresa, y cuando estamos en sus instalaciones podemos utilizar los programas instalados en nuestros computadores para trabajar; cuando no estas en la empresa, el computador no encuentra el servidor, y por lo tanto tampoco el programa que le brinda los datos para poder trabajar. Es aquí donde tenemos que crear un Túnel que una la red de la oficina con mi computador en casa; este túnel se llama Red Privada Virtual o VPN por sus siglas en Inglés.
Hay diferentes opciones en el mercado, una de las más usadas es de Software Libre llamada OpenVPN (https://openvpn.net) ; siempre es recomendable cambiarle los puertos de comunicación por defecto para que los hackers no obtengan de inmediato por el número de puerto que aplicación estamos dejando abierta al mundo.
Ahora también hay datacenters en la nube a los que podemos conectarnos basados en sus propios servicios de VPN como son los de Amazon Web Services (AWS), los de Microsoft Azure, BlueHost, etc. Recomiendo siempre tener sistemas de respaldo de dichos servidores.
2 ¿Qué hemos aprendido?
Luego de estos días de confinamiento obligatorio, ¿que hemos aprendido? Voy a dividir lo que hemos aprendido tanto desde el punto de vista del empleador, como del empleado.
2.1 ¿Qué ha aprendido el empleador?
· Muchas posiciones en la empresa pueden ser remotas, si, a muchos de los trabajadores que les pedimos que vayan a la oficina, podrían tranquilamente trabajar desde su casa y obtendrían los mismos, y hasta mejores resultados.
· La tecnología es la mejor amiga en tiempos de crisis, muchos empresarios se han dado cuenta que sin la tecnología no hubieran podido seguir produciendo, si, ciertamente no de la forma habitual, al menos cumplen con varías de sus obligaciones.
· Muchas Reuniones las podemos obviar y ser un simple correo electrónico; la “reunionitis” se volvió común en muchas organizaciones durante los últimos años; ahora nos hemos dado cuenta que debemos de tener las justas y necesarias.
· El área de sistemas o TI no es un GASTO, es una inversión; el pequeño y mediano empresario ha tratado al área de TI como un mal necesario, ahora ha visto que sin dicha área, no hubiera podido trabajar de forma alguna.
· Elegir Equipos de Calidad VS Equipos de bajo costo; antes se les daban los equipos (laptops, celulares) de menor costo, creyendo que cuando se malogren, se les cambiarán rápidamente; ahora, no hay quien venda un computador, una memoria, si se le malogra el celular, no tiene donde cambiarlo; el personal de TI no está, ni puede llegar al lugar donde haya que cambiar o arreglar el equipo. Por lo que de ahora en adelante los equipos a comprar deben de ser buenos, con muchas menos probabilidades de error.
· Tener un plan de continuidad de Negocio; se consideraba un lujo para empresas grandes, ahora se vuelve una necesidad para todos, sino lo tenemos y probamos periódicamente, nuestra empresa no sobrevivirá en el tiempo.
2.2 ¿Qué ha aprendido el empleado?
· No necesito siempre ir a la oficina, tenemos muchos trabajos que podemos realizar en la comodidad de nuestros hogares; sin tener que movilizarnos, evitando gastos en tiempo y dinero con dicha movilización.
· Debo priorizar y organizarme mejor; es necesario que tengamos un horario y un cronograma de trabajo, para trabajar lo justo y necesario, muchos ya nos dimos cuenta que en el teletrabajo terminamos trabajando más que lo que hacíamos en la oficina.
· Mis horas de trabajo, son eso, de trabajo; no debo de utilizarlas para otras cosas, nuestro clientes externos e internos se van a comunicar con nosotros y necesiten respuesta rápida a lo pedido.
· Debo abrazar la tecnología; será nuestro nuevo y durante ciertos períodos el único, medio de trabajo. No tendremos siempre al personal de soporte cerca; y debemos de
aprender como arreglar ciertos problemas básicos como conectar la impresora, pantallas externas, pasar fotos desde el celular, etc.
· Necesito invertir en el ancho de banda de mi casa / Oficina remota, ahora el ancho de banda, si ciertamente no es tan caro como lo era, los archivos también son más grandes, y siempre tenemos que el envío (“la subida”) que nos brindan las empresas de servicios de internet siempre son bajas, hasta 10% de la descarga (“bajada”); debemos de saber que, si bien no invertiremos en movilizarnos, debemos invertir en el medio de envío y recepción de la información.
· Mi WIFI no es suficiente; el wifi de nuestra casa usualmente el que brinda el equipo que nuestro proveedor de servicios nos pone por defecto; y muy rara vez son lo suficiente para poder trabajar como se debe, debemos de invertir también en equipos wifi de buena calidad y diseñar la ubicación de éstos y sus repetidores (de preferencia mesh) para poder tener una red óptima.
Julio V. Valdez Aguinaga I.S. Ms. Sc.
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