Migración de Google Workspace a Microsoft 365
Pasos a seguir para una migración limpia y segura de nuestros servicios (correos electrónicos) desde la plataforma de Google Worksspace hasta la plataforma de Microsoft 365; esto eliminando en lo posible el uso de PSTs o archivos intermedios que usualmente hace el trabajo tedioso y con muchas opciones de fallas.
Hacemos además un pequeño manual de lo que se realizó en un caso real, como es nuestra propia empresa; utilizándonos a nosotros mismos como cliente (interno) en este caso.
Si seguimos lo indicado nuestros lectores podrán llegar al final de su proceso sin mayores problemas.
Como sabrán Google Workspace, en su versión legacy dejará de funcionar a fines de este mes.
Esto ha generado a muchas pequeñas empresas y usuario independientes varias dudas, problemas y toma de decisiones.
Al principio Google no fue muy “explícito” en indicar como iba a ser este cambio; y con el pasar de los meses han ido dando más y más información, hasta que se llegó a lo siguiente.
Si eres un usuario independiente (no una empresa) puedes mantener las opciones de Google workspace (no todas, hay algunas que se irán eliminando o cortando con el tiempo); al menos el correo con tu dominio seguirá funcionando.
Si eres una empresa tendrás que pagar, la versión más barata es de 6 dólares al mes por usuario (para los que migren hasta el 27 de junio, será de 3 dólares al mes por usuario – no indican por cuanto tiempo -).
En nuestro caso, teníamos todo en Google workspace legacy; y ciertamente no nos trajo mayores problemas, al no necesitar de soporte por parte de Google para hacer nuestras cosas; pero con estos cambios tuvimos que optar por “ver el mercado” y tomar una decisión.
Luego de revisar costos; ventajas, desventajas; y compatibilidad con nuestros clientes en las comunicaciones, optamos por migrar a Microsoft 365; no es tarea fácil saber exactamente que versión necesita cada empresa, dado que hay varias “opciones” por tomar.
Ahora que se tomó la decisión, pues nos tocó MIGRAR nuestros servicios, seriamente pensamos que sería un dolor de cabeza y varias horas de trabajo; quizá al no ser muchas cuentas de correo no ha sido mucho en ninguno de los dos casos.
Que hicimos:
1. Comprar nuestras licencias (ahora también podemos distribuir, por cierto).
2. Generar y validar nuestro dominio en azure o en el portal de office (plataforma nube de Microsoft). No es difícil, pero se necesita acceso a los servidores DNS de nuestro(s) dominios.
3. Crear los usuarios que van a migrar en la misma plataforma anterior y asignarle la licencia que se requiere (si, se pueden comprar diferentes tipos y asignar al usuario que la requiera); y también se pueden tener usuarios sin licencia solo para logueo en AzureAD (lo cual es otro tema para otro documento).
Aquí hago una pausa; lo que se puede migrar “automáticamente” solo es correo electrónico, según la página de Microsoft también contactos y grupos, pero eso depende mucho de donde se hayan ido almacenando ambas cosas. Y definitivamente hay que migrar manualmente todo lo que esté en el Google Drive; no es difícil, pero siempre es bueno asegurarnos de tener respaldos de todo antes de proceder.
4. Una vez con usuarios creados, nos aseguramos de que se pueda ingresar a la plataforma vía Outlook.com.
5. Se obtienen o cambian las claves de los usuarios a migrar desde Google (u otra plataforma que use IMAP en todo caso).
6. IMPORTANTE, en caso de Google los usuarios deben de ingresar a sus correos y activar la opción de “conexiones no seguras” – sin esto, la migración fallará en dicha cuenta.
7. Se genera un archivo CSV con toda esa información (básicamente nombre de usuario, correo y contraseña; los dos primeros son lo mismo).
8. En administración de Exchange se crea primero el enlace imap con los datos de Google.
9. Un “batch” con el archivo CSV que generamos con anterioridad.
10. El batch empezará a correr y podrán ver que cuentas se conectas, cuales sincronizan y si hay errores, por suerte, si una cuenta falla, hay historial y detalle para ver el motivo y se puede empezar de nuevo solo esa cuenta sin tener que cortar todo el “batch”.
11. Esto tomará un buen tiempo, por lo que aprovecharemos para ir al Microsfot 365 admin center y ver que nuestro dominio termine de conectar, básicamente faltan los accesos MX; dependiendo de nuestro proveedor de dominio puede ser automático o manual; en ambos casos solo recomendamos tener los datos a la mano de lo que aparecerá en esa página para que corra o ponerlos en nuestro proveedor cuando ACABE EL BATCH, ¡éste debe de decir TERMINADO! De esta forma los colaboradores no notarán mayor problema cuando cambien de plataforma o cliente de correo.
12. Cuando Todo haya terminado ya podrán trabajar ya sea via web en Outlook.com o con el cliente de correo que les guste como Outlook, thunderbird, mac mail o incluso el mismo Gmail. Así como en sus aplicaciones en celulares y tablets.
Como les dije al principio, no es TAN trabajoso ni tomó TANTO tiempo, definitivamente mucho mejor que andar generando PST’s y migrarlos por cada usuario.
Espero poder darles una idea del proceso y de lo que se debe de tener siempre en cuenta. NO OLVIDAR RESPALDAR SIEMPRE. NI Google, ni Microsoft se hacen responsables de pérdida de cualquier tipo de información.
Julio V. Valdez Aguinaga I.S. Ms. Sc.
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